Migrar los datos de tu CRM sin perder información: cómo lo hacemos

Dónde se pierde la información

Casi nunca se pierde por un error grande. Se pierde por detalles como estos:

• Una exportación que deja por fuera las notas, los adjuntos o los campos personalizados.
• Fechas en formatos distintos: 03/04/2025 puede ser 3 de abril o 4 de marzo.
• Teléfonos escritos de diez maneras: con o sin +57, con espacios, con el fijo de la oficina.
• Etapas del embudo que no existen en el sistema nuevo y quedan en blanco.
• Dos personas fusionadas en una sola ficha porque compartían teléfono o correo.
• Conversaciones de WhatsApp que se quedan en el sistema viejo porque «no eran parte del CRM».

Todas se pueden prevenir si se detectan antes de mover el primer registro. Por eso trabajamos en seis pasos:

1. Inventario
2. Mapa de campos
3. Ensayo y aprobación
4. Cuarentena
5. Historial de chats
6. Verificación

1Inventario: qué hay y dónde está

Listamos lo que existe: contactos, oportunidades con sus etapas, notas, tareas, adjuntos, el usuario dueño de cada registro, los campos personalizados y las conversaciones. También revisamos cómo sale cada cosa. Nos conectamos a lo que ya usas cuando la plataforma lo permite: por API, con la exportación que trae el sistema o desde una hoja de cálculo.

Hay un dato que se olvida con frecuencia: el permiso de cada contacto para recibir mensajes. Si alguien pidió que no le escribieran más, esa decisión tiene que llegar al sistema nuevo. Importar un contacto no le da permiso a nadie para escribirle.

2Mapa de campos: cada dato con su destino

Cada campo del sistema anterior tiene un destino y una regla. El mapa se escribe y lo aprueba alguien de tu equipo que conozca el proceso. Un ejemplo:

Sistema anterior	Sistema nuevo	Regla
«Cel» y «Teléfono 2»	Teléfono principal y secundario	Formato internacional, sin espacios
«Fecha creación»	Fecha de creación	Confirmar si el sistema usaba día/mes o mes/día
Etapa «Interesado»	Etapa «En seguimiento»	Según la equivalencia que acuerda tu equipo
Notas sueltas	Historial de la ficha	Con su fecha y su autor originales
«Asesor» escrito a mano	Usuario responsable	Si esa persona ya no está, se asigna a quien tú digas

Si un campo no tiene un destino claro, lo preguntamos antes de seguir.

3Ensayo y aprobación

El ensayo corre la migración completa sin escribir nada en el sistema nuevo. Muestra, antes de comprometer nada, qué registros pasarían limpios, cuáles irían a cuarentena y por qué.

Con ese resultado preparamos el plan y tú lo apruebas. El plan aprobado queda con una huella digital: si alguien cambia una regla después, la huella ya no coincide y se nota. Luego viene un piloto con unos pocos registros reales, que tu equipo revisa en el sistema nuevo como lo usaría un día cualquiera.

4Cuarentena para lo dudoso

Un registro va a cuarentena cuando aplicarlo exigiría adivinar. Por ejemplo, cuando hay dos nombres distintos con el mismo teléfono o el mismo correo, cuando no tiene ningún dato de contacto que sirva, cuando una fecha es imposible o ambigua, o cuando su etapa no está en el mapa.

Los registros en cuarentena se guardan aparte, cifrados y con la razón por la que quedaron ahí. Nada se borra. Una persona de tu equipo los revisa y decide si cada uno se aplica, se corrige o se descarta.

Por qué no fusionamos personas que comparten teléfono

Es la tentación más común al limpiar una base: si dos registros tienen el mismo número, deben ser la misma persona. En la vida real no funciona así. Una madre y su hijo comparten celular. Una asistente escribe por su jefe. Una oficina pone el mismo fijo para todos. Un número cambia de dueño.

Fusionar esos registros mezcla historiales, cotizaciones y, en algunos negocios, datos sensibles de dos personas. Por eso solo unimos registros cuando hay evidencia suficiente de que son la misma persona. Si hay duda, decide alguien de tu equipo.

Clave: separar dos registros que debieron unirse es una molestia que se arregla en un minuto. Unir a dos personas distintas puede mostrarle a una los datos de la otra.

5El historial de chats también se migra

En muchas empresas, lo más valioso que sabes de un cliente está en la conversación de WhatsApp: lo que pidió, lo que se le prometió, el comprobante que mandó. Por eso, cuando la herramienta anterior permite exportarlo, migramos también el historial: cada mensaje con su fecha, si fue enviado o recibido y sus adjuntos, todo ligado a la ficha correcta.

Si el sistema nuevo ya está en uso, lo que tu equipo registró ahí se conserva. La migración agrega lo que falta y deja intacto lo que ya existe.

6Verificación registro por registro

Al final comparamos el origen con el destino, campo por campo: nombres, teléfonos, correos, direcciones, fechas y etapas. Los archivos originales se guardan cifrados y con su huella digital, para demostrar que no cambiaron. Si algo sale mal, la migración se puede deshacer, y si hay que repetirla, no duplica lo que ya se aplicó.

Lista de chequeo para tu migración

Migrar datos es parte de lo que hacemos en desarrollo a la medida: construimos el sistema nuevo sobre nuestra propia plataforma y movemos tu información con este mismo proceso. Si todavía estás decidiendo qué sistema usar, te puede servir cómo decidir entre un CRM a la medida y uno de suscripción.

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