Negocios con cita o cupo
Un sistema de reservas y citas por WhatsApp, hecho a la medida de tu agenda.
Construimos el sistema donde tus clientes reservan por WhatsApp a cualquier hora: la IA ofrece horarios reales, cobra el anticipo, recuerda la cita y llena las cancelaciones. Las excepciones las aprueba tu equipo.
En resumen
- Qué es
- Un sistema de agendamiento con IA que conecta WhatsApp con la agenda real de cada profesional, sala o recurso, con tus servicios, duraciones y políticas.
- Para quién
- Consultorios y clínicas, centros de estética y spa, talleres, clubes deportivos, academias y experiencias que venden por citas o cupos.
- Qué incluye
- Asistente de agendamiento, agenda por profesional o sala, anticipos con link de pago, recordatorios, lista de espera, ficha del cliente, paquetes, punto de venta y reportes.
- Quién decide
- La IA agenda dentro de tus reglas. Cambios fuera de política, devoluciones y cortesías los aprueba una persona de tu equipo.
- Cómo se cotiza
- Por alcance, con una propuesta escrita: entregables, hitos, precio y cómo se acepta el trabajo.
Demo interactiva
Mira una cita completa, del primer mensaje al tablero de la semana.
Seis pasos con datos ficticios de un centro de estética. Puedes pausarla, saltar entre pasos y, cuando te toque, aprobar tú la excepción.
Agenda por WhatsApp con IA para un centro de estéticaDemo
Cotiza algo así (abre WhatsApp)Ver las piezas que puedes cotizar
Lo que ya construimos
Paintball Medellín: reservas, membresías y un agente en WhatsApp con aprobación del equipo.
Un club con dos sedes. El agente atiende con precios, cupos y sedes reales, y cada reserva que crea queda pendiente hasta que alguien del equipo la aprueba. En tu negocio decides si la IA reserva sola dentro de tus reglas o deja cada cita para que alguien la apruebe.
Reservas y membresíasPaintball Medellín
Reservas, membresías, punto de venta y un agente de IA en WhatsApp que lee comprobantes y deja cada reserva lista para que una persona la apruebe.
Dos sedesAgente en WhatsApp
Lo que resuelve
Lo que se pierde hoy entre el WhatsApp, la agenda y el cuaderno.
Son los problemas que más se repiten en los negocios que trabajan con citas. El sistema se diseña para quitarlos uno por uno. Si quieres profundizar, lee cómo reducir las inasistencias a las citas.
HoyAlguien responde uno por uno «¿tienen cupo el jueves?» mientras revisa la agenda en otra pestaña.
Con el sistemaLa IA responde con los horarios libres reales de cada profesional y reserva sin cruces.
HoyLos mensajes de la noche y del domingo se responden al otro día, cuando la persona ya reservó en otro lado.
Con el sistemaTus clientes reservan a cualquier hora, también los fines de semana y los festivos.
HoyLa persona no llega, nadie avisó y ese horario ya no se vende.
Con el sistemaRecordatorios con confirmación antes de cada cita y, si alguien cancela, el horario pasa solo a la lista de espera.
HoyCobrar el anticipo es pedir la foto del comprobante y revisarla a mano.
Con el sistemaCada reserva lleva su link de pago y la cita se confirma cuando entra el anticipo.
HoyLas sesiones de los paquetes se cuentan en un cuaderno y nadie sabe cuántas le quedan a cada cliente.
Con el sistemaCada visita descuenta su sesión y el sistema avisa cuándo ofrecer la renovación.
HoyNo sabes qué profesional o sala está llena, cuál tiene huecos ni cuánto entró en la semana.
Con el sistemaUn tablero con ocupación por profesional y sala, inasistencias e ingresos.
Lo que podemos construir
Elige las piezas que tu negocio necesita.
Cada pieza se cotiza y se construye con tus servicios, profesionales, salas y reglas, como todo nuestro desarrollo a la medida. Puedes empezar por una y sumar las demás después. Si una pieza ya existe en la plataforma Elio, se activa y se ajusta en lugar de construirse de cero.
Asistente de agendamiento Con IA
Atiende por WhatsApp a cualquier hora, entiende qué servicio y con quién lo quiere la persona, ofrece horarios libres reales y reserva según tus duraciones y reglas.
- Horarios reales
- Texto y audios
- Pasa a una persona
Agenda por profesional, sala o recurso
Vista de día, semana y mes por profesional, cabina, cancha, aula o equipo, con descansos, bloqueos y varias sedes.
- Sin cruces
- Varias sedes
- Bloqueos
Anticipos y pagos
Link de pago con tu pasarela en cada reserva. La cita se confirma cuando entra el anticipo y el pago queda en la ficha del cliente.
- Link de pago
- Confirmación al pagar
- Saldo a favor
Recordatorios y confirmaciones
Mensajes por WhatsApp antes de cada cita, por ejemplo 24 h y 2 h antes, para confirmar, reprogramar o cancelar con un toque.
- Por WhatsApp
- Confirmar o reprogramar
Lista de espera Con IA
Cuando alguien cancela, la IA ofrece el horario en orden a quienes lo estaban esperando y lo asigna a la primera persona que acepta.
- En orden
- Sin llamar uno por uno
Ficha del cliente
Datos, autorización de datos personales, historial de citas y compras, notas y preferencias, a la mano cuando llega el cliente.
- Historial
- Notas
- Registro de llegada
Paquetes y membresías
Bonos de sesiones, planes y membresías. Cada visita descuenta su sesión y el sistema avisa cuándo ofrecer la renovación, con su link de pago.
- Sesiones usadas y restantes
- Renovaciones
Punto de venta
Venta en mostrador de productos y servicios, con caja del día y cada compra ligada a la ficha del cliente.
- Caja del día
- Productos
Reportes Con IA
Ocupación por profesional y sala, inasistencias, cancelaciones e ingresos. La IA resume la semana y propone ajustes de horario que tú decides.
- Ocupación
- Ingresos
- Resumen semanal
Tú decides qué hace la IA
La IA agenda. Tu equipo decide las excepciones.
Para cada acción definimos contigo si la IA la hace sola, si te pide aprobación o si siempre la hace alguien de tu equipo. Las reglas se ajustan con el uso.
Lo hace sola
- Ofrecer horarios libres y reservar dentro de tus reglas.
- Enviar recordatorios y registrar la confirmación.
- Ofrecer en orden un horario liberado a la lista de espera.
Te pide aprobación
- Reprogramar o cancelar fuera de tu política.
- Devolver o conservar un anticipo, o dar una cortesía.
- Mensajes fuera de las plantillas aprobadas.
Siempre una persona
- Responder dudas de salud o indicar un tratamiento.
- Cambiar precios, políticas y horarios de atención.
- Atender un reclamo o una queja.
Pruébalo ahora
Escríbele a nuestro agente y cuéntale cómo agendan hoy tus clientes.
Sin agendar una reunión. Es el mismo tipo de agente que podemos construir para tu negocio: cuéntale qué servicios ofreces y cuántos profesionales o salas tienes, o mándale un audio.
¿Estás en el computador?Escanea el código con tu celular.
¿Prefieres hablar? Pídele una llamada y te contacta un asesor.
- Escríbele o mándale un audioCuéntale cuánto dura cada servicio, cómo reservan hoy tus clientes y si cobras anticipo.
- Cuéntale dónde se te pierden citasMensajes sin responder, personas que no llegan, anticipos que se revisan a mano o paquetes que nadie cuenta.
- Recibe tu resumen en PDFCon lo que necesitas, para que un asesor te envíe la propuesta con precio.
Cómo lo construimos
De tu agenda real a un sistema que tu equipo usa.
- 01
Entendemos tu operación
Revisamos cómo reservan hoy tus clientes, tus servicios y duraciones, tus políticas de cancelación y dónde se pierden citas.
Recibes: el mapa de tu agenda y lo que conviene construir primero. Si el problema aún no está definido, te proponemos un diagnóstico aparte.
- 02
Propuesta
Te enviamos el alcance por escrito: piezas, reglas de la IA, pagos, migración de tu agenda, hitos y precio.
Recibes: una propuesta con cómo se acepta cada entrega.
- 03
Construcción por etapas
Entregamos por partes, con tus profesionales, salas y servicios. Migramos tu agenda y tus clientes con un ensayo que tú apruebas.
Recibes: cada pieza funcionando y probada con tu equipo.
- 04
Acompañamiento
Capacitamos a recepción y al equipo, revisamos contigo las conversaciones y ajustamos las reglas y los mensajes.
Recibes: soporte y mejoras a medida que crece tu negocio.
Otras soluciones
También construimos para otros negocios que atienden personas.
Programas de apoyo en los que ha participado Elio
- Créame
- Google for Startups
- Claude for Startups
- MC²
- Alcaldía de Medellín
- Emprelatam
- NVIDIA Inception
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan los negocios que trabajan con citas.
¿Qué es un sistema de reservas y citas por WhatsApp?
Es el sistema donde tus clientes piden, confirman, cambian o cancelan su cita por WhatsApp, conectado con la agenda real de cada profesional, sala o recurso. Un asistente de IA ofrece horarios libres, reserva con tus reglas, cobra el anticipo con un link de pago y envía recordatorios. Nosotros lo construimos a la medida de tus servicios, duraciones y políticas.
¿Ya han construido algo así?
Sí. Construimos la plataforma de reservas y membresías de Paintball Medellín, un club con dos sedes: reservas en línea, membresías, punto de venta y un agente en WhatsApp que deja cada reserva pendiente de aprobación. Cada sistema se hace a la medida del negocio, así que revisamos tus servicios, tus recursos y tus reglas antes de proponer el alcance.
¿Para qué negocios sirve?
Para negocios que venden por cita o por cupo: consultorios y clínicas, centros de estética y spa, talleres, clubes deportivos y canchas, academias y escuelas, y experiencias o tours. Cambian los recursos que se reservan (profesional, sala, cancha, aula o equipo) y las reglas; la base es la misma.
¿La IA puede agendar sola?
Sí, dentro de las reglas que definimos contigo: servicios, duraciones, horarios, profesional, anticipo y política de cambios. Lo que se sale de la política, como reprogramar con poca anticipación o devolver un anticipo, te lo pasa para que una persona lo apruebe. Si el cliente pide hablar con alguien, lo pasa a tu equipo.
¿Cómo funcionan los anticipos y los pagos?
Cada reserva puede llevar un link de pago con tu pasarela. Cuando entra el pago, la cita se confirma sola y el pago queda en la ficha del cliente. Las devoluciones, los saldos a favor y las cortesías los aprueba una persona de tu equipo.
¿Puedo seguir usando mi agenda o mi software actual?
Depende de lo que uses. Si tu software o tu calendario lo permite (API, exportación u hoja de cálculo), le conectamos WhatsApp, recordatorios o lista de espera. Si ya no te alcanza, construimos el sistema completo y migramos tu agenda y tus clientes con un ensayo que tú apruebas antes de aplicarlo.
¿Qué pasa con los datos de salud en consultorios y clínicas?
El asistente pide autorización antes de tratar datos personales, no responde preguntas de salud ni indica tratamientos (eso lo hace el profesional), cada persona ve lo que su rol le permite y queda registro de quién hizo qué. Los datos sensibles se pueden guardar cifrados. Consulta nuestra política de privacidad.
¿Cuánto cuesta un sistema de reservas y citas por WhatsApp y cuánto tarda?
Depende de las piezas que entren, de los pagos y de los datos a migrar. Antes de empezar te enviamos una propuesta escrita con entregables, exclusiones, hitos, precio y cómo se acepta el trabajo. El plazo depende de lo mismo y queda en la propuesta, con la fecha de cada hito y lo que vas a poder probar en cada uno. Se puede empezar por una pieza, como el asistente de agendamiento o los recordatorios, y sumar las demás después.
Cotiza el tuyo
Cuéntanos cómo agendan hoy tus clientes.
Qué servicios ofreces, cuántos profesionales o salas tienes y cómo reservan hoy. Te respondemos con una propuesta de por dónde empezar.
Gracias.
Recibimos tu mensaje. Te escribimos por el canal que nos dejaste.