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Flujos y agentes de IA a la medida

Automatización de procesos con IA para empresas, con tus reglas.

Diseñamos y construimos flujos y agentes de IA que leen documentos y correos, llevan cada caso a su responsable, piden aprobación cuando algo se sale de tus reglas y avisan por WhatsApp. Lo seguro y repetitivo corre sin que nadie intervenga; lo que tiene consecuencias lo decide una persona de tu equipo.

Cotiza tu automatización (abre WhatsApp) Ver la demo

En resumen

Qué es
Flujos y agentes de IA construidos a la medida de tus procesos: leen, validan, registran, avisan y piden aprobación según tus reglas.
Para quién
Empresas que repiten a diario el mismo trabajo: facturas, solicitudes de clientes, citas, cotizaciones, cartera o reportes.
Qué incluye
Lectura de documentos, flujos entre tus herramientas, aprobaciones desde el celular, manejo de errores, bitácora y tablero de resultados.
Quién decide
Para cada acción defines si la IA la hace sola, te pide aprobación o la pasa a una persona. Devolver dinero, dar descuentos fuera de tus reglas o emitir un documento oficial lo aprueba siempre una persona.
Cómo se cotiza
Por alcance, con una propuesta escrita: procesos, conexiones, entregables, hitos, precio y cómo se acepta el trabajo.

Demo interactiva

Mira un flujo de facturas trabajar solo y detenerse donde tú decides.

Siete pasos con datos ficticios: llega una factura, la IA la lee, el monto pide aprobación, un error pasa a una persona que lo resuelve con el contexto y todo queda en la bitácora. Puedes pausarla, saltar entre pasos y, cuando te toque, aprobar tú la factura.

Un flujo que trabaja solo, con reglasDemo

Demo interactiva con datos ficticios. Construimos tus flujos a la medida de tus procesos y tus reglas.

Lo que resuelve

El trabajo que hoy se hace a mano, una y otra vez.

Son los problemas que más vemos cuando revisamos procesos con los equipos. Cada flujo se diseña para quitar uno.

  • HoyAlguien abre cada correo, descarga el PDF y copia proveedor, NIT y montos en el sistema.

    Con el flujoLa IA lee el documento, valida los datos y los registra. Cada dato conserva su documento de origen.

  • HoyLas aprobaciones se pierden en cadenas de correo y nadie sabe quién dijo que sí.

    Con el flujoLa aprobación llega al celular de quien decide, con el contexto, y queda registrado quién aprobó y cuándo.

  • HoyCuando algo falla, se descubre días después, cuando el cliente o el proveedor llaman a reclamar.

    Con el flujoEl flujo reintenta y, si sigue fallando, le pasa el caso a una persona con lo que ya intentó.

  • HoyLas solicitudes llegan por WhatsApp, correo y formulario, y algunas se quedan sin responder.

    Con el flujoCada solicitud entra, se registra, se asigna a su responsable y recibe una respuesta inmediata.

  • HoyEl reporte de la semana lo arma alguien a mano, copiando de tres hojas de cálculo.

    Con el flujoEl resumen llega solo cada mañana, con lo pendiente y lo que se salió de lo normal.

  • HoyNadie sabe cuánto tiempo se va en tareas repetidas ni cuáles conviene automatizar.

    Con el flujoUn tablero muestra qué hizo cada flujo, qué pasó por una persona y las horas ahorradas estimadas.

Lo que podemos construir

Elige qué automatizar primero.

Cada pieza se cotiza y se construye con tus datos, tus herramientas y tus reglas. Puedes empezar por un proceso y sumar los demás después.

  • Agentes de IA en WhatsApp, web y correo Con IA

    Responden con tu información real (catálogo, precios, horarios, requisitos), entienden audios, fotos y documentos, y pasan a una persona lo que no les corresponde, con el resumen.

    • Texto y audios
    • Fotos y PDF
    • Pasa a una persona

  • Lectura de documentos Con IA

    Facturas, comprobantes, formularios y contratos en PDF o en foto: la IA extrae los datos, los valida contra tus registros y marca lo dudoso para revisión.

    • Cada dato con su origen
    • Validación
    • Datos dudosos a revisión

  • Flujos entre tus herramientas

    Correo, formularios, tu CRM, tu software contable y tus hojas de cálculo conectados: cada caso queda registrado, asignado y con su siguiente paso.

    • Disparadores
    • Condiciones
    • Asignación por reglas

  • Aprobaciones desde el celular

    Cuando una acción supera tu regla (un monto, un descuento, un cambio), la aprobación llega por WhatsApp con el contexto y se responde con un toque.

    • Montos y límites
    • Varios aprobadores
    • Registro

  • Errores y excepciones

    Si un sistema no responde o falta un dato, el flujo reintenta y luego pasa el caso a una persona, con lo que ya intentó y una sugerencia para resolverlo.

    • Reintentos
    • Bandeja de tareas
    • Contexto completo

  • Bitácora y auditoría

    Cada ejecución queda guardada paso a paso: qué hizo la IA, qué decidió una persona, cuánto tardó y con qué datos.

    • Paso a paso
    • Quién aprobó
    • Exportable

  • Reportes y alertas Con IA

    Un resumen diario de lo que entró, lo pendiente y lo que se salió de lo normal, escrito en lenguaje claro y enviado a quien lo necesita.

    • Resumen diario
    • Alertas

  • Seguimiento y recordatorios

    Cotizaciones sin respuesta, documentos pendientes, citas por confirmar y cartera por cobrar, con aviso por WhatsApp o por correo. Para la cartera, mira cómo cobrar por WhatsApp según la Ley 2300.

    • Cartera
    • Citas
    • Cotizaciones

  • Tablero de resultados

    Ejecuciones por flujo, tareas que se hicieron solas, con aprobación o con una persona, y las horas ahorradas estimadas, mes a mes.

    • Por flujo
    • Por persona
    • Mes a mes

Tú pones las reglas

Para cada acción decides cuánto hace la IA por su cuenta.

Las reglas se definen con tu equipo, acción por acción, y se ajustan con el uso. Un flujo nuevo suele empezar pidiendo más aprobaciones y gana autonomía cuando tú lo decides. Cada acción tiene una de tres opciones:

  • Lo hace solaLo que es seguro y se repite, con información que ya aprobaste.
  • Te pide aprobaciónLa IA deja todo listo y una persona lo revisa antes de que salga.
  • Pasa a una personaLo que necesita criterio llega a alguien del equipo con el contexto completo.
Reglas del flujo · Facturas de proveedoresEjemplo
  • Leer la factura y extraer sus datos: lo hace sola
  • Dejar lista para causar una factura de hasta $ 5.000.000: lo hace sola
  • Causar una factura por encima de $ 5.000.000: pide aprobación
  • Avisarle al proveedor la fecha de pago: lo hace sola
  • Resolver una factura que no coincide con la orden de compra: pasa a una persona
  • Crear un proveedor nuevo: pasa a una persona
  • Pagar la factura: pasa a una persona

Cada aprobación queda registrada, con quién y cuándo.

Agentes de IA

En WhatsApp, un agente que atiende con las reglas de tu negocio.

Una conversación de ejemplo con una tienda ficticia. Mira qué hace el agente en cada paso y dónde entran tus reglas.

  1. Entiende la nota de vozLa clienta pregunta por audio. El agente lo transcribe y entiende qué producto busca y a dónde lo quiere.
  2. Responde con tu información realEl precio, el color disponible y el tiempo de envío salen de tu catálogo y de tus políticas de envío.
  3. Ofrece solo lo que tú permitesContra entrega o link de pago, según lo que manejes. Si la clienta pidiera un descuento, el agente te lo pasaría para aprobar.
  4. Deja el pedido listoConfirma producto, dirección y total, registra el pedido y avisa cuando sale a despacho.

La misma lógica sirve para agendar una cita, tomar una reserva o recibir una solicitud de cotización.

Conversación de ejemplo con un producto y una clienta ficticios.

Límites claros

Lo que dejamos, por regla, en manos de una persona.

Hay acciones con consecuencias reales para tu negocio y para tus clientes. En los sistemas que construimos, la IA las deja preparadas y una persona de tu equipo las confirma, siempre. Pruébalo en la bandeja de ejemplo.

  • Devolver dinero o cambiar preciosHacer un reembolso, cambiar un precio o aplicar un pago que no cuadra con su factura.
  • EmitirUna factura, una póliza o cualquier documento oficial.
  • Enviar algo a una entidadLa DIAN, una aseguradora o cualquier tercero que lo reciba en tu nombre.
  • Activar pautaLas campañas en Meta se preparan en pausa y salen solo cuando alguien las activa.

Así diseñamos cada automatización: la IA deja la acción lista, una persona con el rol adecuado la confirma y queda registro de quién lo hizo y cuándo.

Pendientes de tu aprobación3 pendientesEjemplo
  • Tienda en líneaReprogramar la entrega del pedido #1042Falta el barrio en la dirección. La IA ya le pidió el dato al cliente por WhatsApp.
  • Agencia de segurosEnviar la cotización de un seguro de salud familiarArmada con los datos del chat; cada dato muestra el mensaje de donde salió.
  • VentasOfrecer 5 % de descuento por volumenUn mayorista pidió 40 unidades. Tu regla permite hasta 5 % con aprobación.

Registro

    Lo que ya construimos

    Agentes con estas reglas, en sistemas que ya construimos.

    Los construimos para atender por WhatsApp con la información real del negocio y dejarle a una persona lo que tiene consecuencias. En el de la agencia de seguros, además, el asistente pide consentimiento antes de preguntar datos sensibles.

    • Sitio de Paintball Medellín en un celular
      Reservas y membresías

      Paintball Medellín

      Reservas, membresías, punto de venta y un agente de IA en WhatsApp que lee comprobantes y deja cada reserva lista para que una persona la apruebe.

      Dos sedesAgente en WhatsApp
    • Seguros

      Una agencia de seguros en EE. UU.

      Su operación estaba repartida en varias herramientas que no se hablaban entre sí. Construimos un solo sistema: CRM con IA, WhatsApp bilingüe con consentimiento, llamadas desde el navegador, formalización y comisiones.

      CRM con IAWhatsApp con IAMigración verificada

    Ver los casos completos

    Integraciones

    Nos conectamos a lo que ya usas.

    Cuando la plataforma lo permite, por API, por exportación o con una hoja de cálculo. Si algo no se puede conectar, te lo decimos en la propuesta, antes de empezar.

    • Canales

      • WhatsApp Business
      • Correo
      • Formularios y chat de tu sitio web

    • Clientes y ventas

      • El CRM que ya usas
      • Tu tienda en línea
      • Tu punto de venta

    • Hojas y archivos

      • Hojas de cálculo
      • CSV
      • PDF y fotos

    • Agenda

      • Tu calendario
      • Citas y reservas

    • Pagos y facturación

      • Tu software contable
      • Pasarela de pagos
      • Facturación electrónica DIAN

    • Pauta

      • Campañas en Meta, creadas en pausa

    Cómo lo construimos

    De un proceso que se repite a un flujo en el que tu equipo confía.

    1. 01

      Diagnóstico

      Revisamos tus procesos con las personas que los hacen: qué se repite, qué se copia a mano, dónde se frena y qué tiene consecuencias.

      Recibes: los procesos para automatizar, en orden de impacto y de riesgo.

    2. 02

      Propuesta

      Te enviamos por escrito el alcance: flujos, conexiones, reglas de la IA, quién aprueba qué, hitos y precio.

      Recibes: una propuesta con cómo se acepta cada entrega.

    3. 03

      Construcción y pruebas

      Construimos cada flujo y lo probamos con casos reales de tu empresa antes de activarlo, con la bitácora y el tablero desde el primer día.

      Recibes: flujos funcionando y probados con tu equipo.

    4. 04

      Acompañamiento

      Revisamos contigo la bitácora y las excepciones, ajustamos las reglas y sumamos procesos cuando tiene sentido.

      Recibes: soporte y mejoras a medida que crece la operación.

    También te puede servir

    Automatizar es una parte. Esto la complementa.

    Preguntas frecuentes

    Lo que nos preguntan antes de automatizar.

    ¿Qué es la automatización de procesos con IA?

    Es hacer que el trabajo repetido de una empresa (leer documentos, pasar datos entre sistemas, pedir aprobaciones, avisar y hacer seguimiento) lo ejecute un flujo con inteligencia artificial, según reglas que tú defines. La IA entiende lo que no llega ordenado, como un PDF, un correo o una nota de voz, y el flujo hace el resto. Lo que tiene consecuencias lo confirma una persona.

    ¿Qué procesos conviene automatizar primero?

    Los que se repiten todos los días, siguen reglas claras y hoy se hacen copiando datos a mano: facturas de proveedores, solicitudes de clientes, confirmación de citas, cotizaciones, cartera y reportes. Si no sabes por dónde empezar, en un diagnóstico revisamos tus procesos con las personas que los hacen y los ordenamos por impacto y por riesgo. Mira cómo funciona nuestra consultoría en IA.

    ¿La IA toma decisiones sola?

    Solo las que tú le permites. Para cada acción defines si la hace sola, si te pide aprobación o si la pasa a una persona, y esas reglas se ajustan con el uso. Devolver dinero, dar descuentos o condiciones fuera de tus reglas, emitir un documento oficial o enviar algo a una entidad lo aprueba siempre una persona de tu equipo.

    ¿Qué pasa si un flujo falla?

    Reintenta las veces que definas. Si sigue fallando, le pasa el caso a una persona con lo que ya intentó y una sugerencia para resolverlo. Todo queda en la bitácora, con cada paso, su duración y quién intervino.

    ¿Qué pasa si el agente no sabe la respuesta?

    Responde con la información que cargamos y con las reglas que defines. Lo que no está ahí, como un descuento especial o una fecha que nadie ha confirmado, se lo pasa a una persona de tu equipo con el resumen de la conversación, para que el cliente no tenga que repetir nada. Antes de salir lo probamos con preguntas reales de tus clientes.

    ¿Mis clientes van a saber que hablan con un asistente?

    Sí. Se presenta como el asistente de tu empresa, con el nombre y el tono que elijas. Si el cliente pide hablar con alguien, la conversación pasa a tu equipo.

    ¿Tengo que cambiar las herramientas que uso?

    No necesariamente. Nos conectamos a lo que ya usas cuando la plataforma lo permite (API, exportación u hoja de cálculo). Si una herramienta no deja conectarse, te lo decimos en la propuesta y te mostramos la alternativa más simple.

    ¿Qué pasa con los datos de mis clientes y de mi empresa?

    Usamos solo la información que el proceso requiere, con acceso por rol y separada por empresa, y cada flujo deja registro de qué hizo y con qué datos. Cuando un agente necesita datos sensibles, le pide al cliente su consentimiento antes de seguir. Consulta nuestra política de privacidad.

    ¿Cuánto cuesta y cómo se cotiza?

    Depende de cuántos procesos, conexiones y reglas entren. Antes de empezar te enviamos una propuesta escrita con alcance, precio, hitos y cómo se acepta el trabajo, y se puede empezar por un solo flujo. Si usas WhatsApp, Meta cobra aparte algunos mensajes; te lo explicamos en nuestra guía de precios de la API de WhatsApp Business.

    Cotiza tu automatización

    Cuéntanos qué se repite en tu empresa.

    Qué proceso les quita más tiempo, qué herramientas usan y quién aprueba qué. Te respondemos con una propuesta de por dónde empezar.

    O déjanos tus datos y te escribimos

    Por ejemplo: «copiamos cada factura a mano en el sistema» o «las aprobaciones se pierden en el correo».