Del Excel del proveedor a la tienda publicada: cómo armar un catálogo que vende

Llega el archivo del proveedor: títulos en mayúsculas, dos colores pegados en una sola celda, medidas sin unidad y precios escritos de tres formas distintas. Si lo subes así, tu tienda hereda el desorden. El cliente no encuentra su talla, el buscador no muestra el producto y tú terminas respondiendo por WhatsApp lo que la ficha debería decir.

Esta guía te lleva del Excel a la ficha publicada, paso a paso. Usamos como ejemplo un producto ficticio, el Termo Andes 750 ml.

1. Qué pedirle al proveedor antes de empezar

Media hora pidiendo bien te ahorra días corrigiendo. Pide esto por escrito:

• Un archivo editable (Excel o CSV). Un PDF escaneado o una captura de pantalla obliga a digitar todo de nuevo.
• Una fila por referencia y variante. Si el termo viene en negro y en verde, son dos filas, cada una con su código.
• Medidas y peso del producto y del empaque. Con el empaque calculas el flete y evitas sorpresas con la transportadora.
• Materiales, capacidad, qué incluye la caja e instrucciones de cuidado.
• Tu precio de compra, el precio sugerido de venta, las existencias y cada cuánto repone.
• Fotos en buena resolución, sin marca de agua y con permiso para usarlas en tu tienda y en tu pauta.
• Garantía y documentos cuando el producto los exige, como el registro o la notificación sanitaria en alimentos y cosméticos.

2. Limpia el archivo antes de escribir una sola línea

Trabaja sobre una copia y deja el original intacto. Luego revisa esto:

1. Una columna, un dato. «NEG/VRD» se separa en dos filas, una por color. «7x26» se convierte en diámetro 7 cm y alto 26 cm.
2. Las mismas unidades en todo el archivo. Si unas filas dicen «750ml», otras «0,75 L» y otras «750 cc», elige una forma y úsala siempre.
3. Precios como número limpio. En Colombia escribimos 89.900, pero muchos importadores leen el punto como decimal y lo dejan en 89,9. Escribe 89900, sin signo de pesos ni puntos.
4. Códigos como texto. Excel le quita los ceros a la izquierda a los códigos de barras y muestra los largos en notación científica (7,70123E+12). Dale formato de texto a esa columna antes de pegar.
5. Un SKU único por variante. Guarda la referencia del proveedor en su propia columna, porque la necesitas para pedir reposición, y crea tu código: TRM-750-NEG, TRM-750-VRD.
6. Guarda en CSV con codificación UTF-8. Así las tildes y la ñ no llegan convertidas en símbolos raros.

3. La fórmula de un buen título

Un título que funciona responde, en este orden: qué es + atributo diferencial + variante.

• Qué es: la palabra que el cliente escribiría en el buscador. Termo, chaqueta, lámpara.
• Atributo diferencial: lo que lo distingue de lo demás que vendes. Material, capacidad, uso.
• Variante: color, talla o medida.

Resultado: «Termo Andes de acero inoxidable 750 ml, negro». Un detalle técnico: en Shopify y WooCommerce el color suele ir como opción del producto y no dentro del título. El producto se llama «Termo Andes de acero inoxidable 750 ml» y el cliente elige negro o verde. La variante entra al título cuando cada color se publica como un producto aparte, por ejemplo en algunos catálogos de anuncios.

Evita las mayúsculas sostenidas, los códigos internos y los adjetivos de relleno como «increíble» o «el mejor».

4. Una descripción que vende y posiciona

La descripción del proveedor suele ser la misma que usan todas las tiendas que le compran. Escribe la tuya con esta estructura:

1. Una frase de uso. Para quién es y en qué momento lo usa: «Para llevar el café de la casa a la oficina sin que se riegue en el bolso».
2. Cuatro o cinco viñetas que se puedan comprobar. Material, capacidad, medidas, peso, tipo de tapa, cómo se lava.
3. Qué incluye la caja.
4. Cuidado y garantía. Lo que el cliente pregunta después de comprar, respondido antes.
5. Envío y forma de pago. Si vendes contra entrega, dilo en la ficha y te ahorras esa pregunta en el chat.

Para aparecer en Google, usa con naturalidad las palabras con las que te buscan («termo para café», «botella térmica») en el título, en la primera frase y en el texto alternativo de las fotos. Repetir la misma palabra diez veces no ayuda.

5. Atributos y variantes bien modelados

Antes de importar, separa dos cosas:

• Variantes: lo que el cliente elige y que cambia el precio, el inventario o la foto. Color, talla, capacidad.
• Atributos: datos que describen el producto pero no se eligen. Material, peso, garantía.

Shopify y WooCommerce permiten importar productos con un archivo CSV, y cada plataforma organiza las variantes a su manera:

• Shopify: cada variante es una fila. Las filas del mismo producto comparten su identificador (el handle) y las columnas de opciones dicen, por ejemplo, «Color» y «Negro». Cada variante lleva su SKU, su precio y su inventario.
• WooCommerce: creas un producto variable con sus atributos (Color: Negro, Verde) marcados para usarse en variaciones. En el CSV, cada variación es una fila propia que apunta a su producto principal.

En las tallas, usa siempre la misma escala (S, M, L o 36, 38, 40, sin mezclarlas), ordénalas de menor a mayor y acompáñalas de una guía con medidas en centímetros. En los colores puedes usar un nombre comercial como «Verde bosque», pero conserva el color base («Verde») si tu tienda filtra por color.

Antes de subir todo el catálogo, importa cinco productos de prueba y revísalos en la tienda desde el celular. Si ya tienes productos publicados, ojo con la opción de sobrescribir los que tengan el mismo identificador.

Antes y después: el Termo Andes 750 ml

Así se ve una fila del proveedor y la misma ficha lista para publicar. Ejemplo con un producto ficticio.

Ejemplo: ficha del Termo Andes 750 ml antes y después de organizarla

Campo	Antes (archivo del proveedor)	Después (lista para publicar)
Título	TERMO TRM-750 NEG/VRD 750ML ACERO	Termo Andes de acero inoxidable 750 ml
Variantes	«NEG/VRD» en una sola celda	Color: Negro y Verde, una fila cada uno
SKU	TRM-750 para los dos colores	TRM-750-NEG y TRM-750-VRD, con la referencia del proveedor en otra columna
Precio	$89.900	89900
Medidas	7x26	Diámetro 7 cm, alto 26 cm, confirmadas con el proveedor
Descripción	termo acero inox doble pared mantiene frio y caliente	Frase de uso, viñetas con material, capacidad y medidas, qué incluye y cómo se lava. Cuánto conserva la temperatura, solo si el proveedor lo respalda por escrito.
Fotos	Con el logo del proveedor	Propias o con permiso de uso, una por color

6. Errores comunes

• Precios con punto de miles que se importan como si fueran decimales.
• El mismo SKU en varias variantes, o variantes subidas como productos sueltos.
• Copiar la descripción del proveedor tal cual.
• Fotos con marca de agua o sin permiso de uso.
• Publicar sin el peso ni las medidas del empaque, y cobrar mal el flete.
• Prometer lo que nadie comprobó: «mantiene frío 24 horas», «hipoalergénico», «100 % algodón».
• Tildes dañadas por guardar el CSV con otra codificación.

7. Dónde ayuda la IA y qué revisa una persona

La IA rinde en el trabajo repetitivo y de volumen:

• Leer el Excel, el PDF o las fichas del proveedor y llevar los datos a columnas.
• Separar variantes, unificar unidades y tallas, y marcar filas incompletas o códigos repetidos.
• Proponer títulos y descripciones con la estructura de esta guía, en el tono de tu marca.
• Escribir el texto alternativo de las fotos.

Hay tres cosas que una persona revisa siempre antes de publicar:

• Precios: que estén bien escritos y que el margen alcance después del flete y las comisiones.
• Medidas y pesos: un error aquí termina en devoluciones o en un flete mal cobrado.
• Promesas: todo lo que diga «garantiza», «dura», «protege» o «cura» necesita respaldo del proveedor.

Clave: la IA propone la ficha y una persona la aprueba. Así ganas velocidad sin publicar un precio equivocado o una promesa que no puedes cumplir.

Si prefieres que lo hagamos con tus archivos, mira cómo funciona nuestro servicio de catálogo listo para publicar: partimos del Excel, el PDF o las fichas del proveedor y te entregamos los productos organizados y revisados, listos para importar en tu tienda.

Preguntas frecuentes

Fuentes: Shopify, «Usar archivos CSV para importar y exportar productos» (se abre en otra pestaña) (consultado el 14 de octubre de 2026) · WooCommerce, «Product CSV Importer and Exporter» (se abre en otra pestaña), en inglés (consultado el 14 de octubre de 2026). Los nombres de columnas y los límites de cada plataforma cambian; revisa su documentación antes de importar.