Cómo reducir las inasistencias a las citas
Cómo medir las citas perdidas, qué decir en el recordatorio por WhatsApp, cómo llenar cancelaciones con una lista de espera y qué pide la ley si cobras anticipo.
Las agencias de viaje en línea (OTA) te traen huéspedes, pero cobran comisión por cada reserva. Esta guía te muestra cómo convertir en reservas directas a quienes te escriben por WhatsApp o entran a tu web: qué tener en regla, cómo cobrar el anticipo, qué pedir en el pre check-in y qué medir cada mes.
Es para hoteles boutique, hostales y glampings en Colombia que ya reciben consultas por WhatsApp, Instagram o su web. Cada dato normativo lleva su fuente, consultada el 15 de octubre de 2026.
Las OTA son una vitrina enorme, y su costo es la comisión. Cada plataforma fija la suya y tiene sus propias condiciones, y la tarifa exacta que pagas está en el contrato que firmaste con cada una. Tenla a mano cuando compares canales.
Por eso la meta realista no es salirte de las OTA, sino mejorar tu mezcla de canales: que el huésped que repite, el que llega recomendado y el que te escribe por Instagram o WhatsApp reserven directo contigo.
Google ofrece enlaces de reserva gratuitos (se abre en otra pestaña) para alojamientos: no pagas por los clics que recibes ahí, y nadie puede pagar para salir más arriba en esos enlaces. Se gestionan desde Hotel Center (la consola de Google para hoteles), y Google también permite agregar tarifas y disponibilidad desde tu Perfil de Negocio (se abre en otra pestaña).
Vender directo también cuesta: la pasarela de pago, los mensajes de WhatsApp si usas la plataforma de WhatsApp Business (la API), el motor de reservas, la web y el tiempo de tu recepción. Por eso conviene medir el ingreso neto de cada canal y no solo cuántas reservas trae. Lo verás en la tabla de métricas.
Ojo con la paridad de tarifas: lo que puedes ofrecer por tu canal directo depende del contrato que firmaste con cada OTA. Antes de bajar el precio, revisa ese contrato. Una alternativa es dar más valor por reserva directa, como desayuno, salida tarde o traslado, siempre que tu contrato lo permita.
Vender por WhatsApp o por tu web no te exime de nada. Estas son las obligaciones que más se pasan por alto cuando la venta sale de las OTA.
MinCIT publicó el 1 de julio de 2026 un proyecto de decreto para reformar el RNT (se abre en otra pestaña), con requisitos más exigentes para viviendas turísticas y plataformas, como un RNT individual para cada vivienda turística. Al escribir esta guía no confirmamos si ya se expidió: revísalo en la página de MinCIT.
La Ley 2068 de 2020 (art. 22) cambió la antigua Tarjeta de Registro Hotelero por la TRA. Con ella registras a cada huésped ante MinCIT, y sirve como prueba del contrato de hospedaje (Brigard Urrutia (se abre en otra pestaña)). La reglamentan las resoluciones 0700 de 2021 y 0409 de 2022 de MinCIT.
Aplica a los prestadores de alojamiento turístico y exige RNT activo. Se diligencia en línea o desde un PMS (sistema de gestión hotelera) integrado, y ya es exigible: los plazos de implementación vencieron el 24 de noviembre de 2022 para quienes usan software de alojamiento y el 24 de febrero de 2023 para quienes no (MinCIT (se abre en otra pestaña)).
Los hoteles deben reportar a Migración Colombia, en el SIRE, a los huéspedes extranjeros que alojan (Decreto 1067 de 2015 y Resolución 2357 de 2020, según el ABC del SIRE (se abre en otra pestaña)). Es un reporte distinto de la TRA. Revisa en la norma o con Migración Colombia los plazos y los documentos válidos.
La Ley 2300 de 2023 (se abre en otra pestaña) no solo regula la cobranza: también cubre los mensajes publicitarios por aplicaciones de mensajería, SMS, correo y llamadas. Solo puedes escribir por los canales que el cliente autorizó y en estos horarios: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos. Como precaución, antes de una campaña consulta también el Registro de Números Excluidos (RNE) de la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), donde las personas inscriben su número para no recibir mensajes comerciales.
WhatsApp, por su parte, exige que la persona te haya dado su número y su permiso para recibir mensajes de tu negocio (el opt-in (se abre en otra pestaña)). Pide el permiso para promociones aparte del permiso para los avisos de la reserva: así sabes a quién le puedes enviar publicidad.
| Obligación | Ante quién | Cuándo | Base |
|---|---|---|---|
| RNT | Cámara de comercio | Antes de operar; actualizar a más tardar el 31 de marzo de cada año | Ley 300 de 1996, art. 61; Decreto 1074 de 2015 |
| TRA | MinCIT | Con cada huésped | Ley 2068 de 2020; Res. 0700 de 2021 y 0409 de 2022 |
| SIRE (extranjeros) | Migración Colombia | Con cada huésped extranjero | Decreto 1067 de 2015; Res. 2357 de 2020 |
| Autorización de datos y aviso de privacidad | El huésped (vigila la SIC) | Al recoger los datos | Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013 |
| Publicidad por WhatsApp | El huésped (vigila la SIC); consultar el RNE de la CRC | En cada campaña | Ley 2300 de 2023 |
Quien pregunta por disponibilidad casi siempre está comparando. Según un artículo publicado en Harvard Business Review en 2011 (se abre en otra pestaña), en un estudio de más de un millón de contactos de ventas, las empresas que intentaron contactar al cliente potencial en la primera hora tuvieron cerca de siete veces más probabilidad de calificarlo que las que lo intentaron apenas una hora más tarde. Eran empresas de Estados Unidos, no hoteles: tómalo como referencia general.
El idioma también cuenta. Según MinCIT (se abre en otra pestaña), Colombia recibió 6.696.835 visitantes no residentes en 2024. Si muchos de tus huéspedes hablan inglés u otro idioma, responderles en su idioma desde el primer mensaje es parte del servicio.
Si usas la plataforma de WhatsApp Business, puedes responder con mensajes libres durante las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente, y cada mensaje nuevo suyo reinicia el plazo. Pasado ese tiempo, solo puedes enviar plantillas aprobadas (se abre en otra pestaña).
La app WhatsApp Business no cobra por mensaje, pero alguien la responde a mano. La plataforma sí cobra: desde el 1 de julio de 2025, Meta cobra por plantilla entregada, según su categoría y el país de quien la recibe. Según Meta, desde el 1 de octubre de 2026 cada número tiene 1.000 mensajes de servicio gratis al mes; desde el siguiente se cobran, igual que las plantillas de utilidad enviadas dentro de la ventana. La ventana gratuita que abre un anuncio que lleva a WhatsApp se mantiene (Meta, precios (se abre en otra pestaña)). Las tarifas por país cambian; lo explicamos con un ejemplo en nuestra guía de precios de la API de WhatsApp Business en Colombia.
Dónde ayuda la IAResponde en el idioma del viajero con tus tarifas, políticas y disponibilidad real, pide los datos que faltan (fechas, personas, niños, mascotas) y deja la conversación registrada.
Lo decide una personaDescuentos, cortesías, grupos, reclamos y cualquier excepción. Define quién recibe la conversación, en qué horario y cómo se entera.
En nuestro artículo sobre el agente de IA en WhatsApp explicamos qué puede responder solo y cuándo debe pasar la conversación a una persona.
Un asistente que no está conectado a tu PMS o a tu gestor de canales puede ofrecer una habitación que ya vendiste en una OTA. Eso termina en sobreventa y en un huésped molesto. La regla: la disponibilidad se consulta en tiempo real en el sistema donde vive tu inventario, y si la consulta falla, el asistente lo dice y pasa la conversación a recepción.
La tarifa también tiene que ser clara desde el primer mensaje:
Los servicios hoteleros que se prestan a residentes en el exterior están exentos de IVA si el hotel está inscrito en el RNT, también cuando el huésped paga directo al hotel y no por una agencia (Estatuto Tributario, art. 481, literal d; DIAN, Oficio 3522 de 2025 (se abre en otra pestaña)). El huésped acredita que no es residente con su pasaporte y sus documentos migratorios, y el hotel conserva los soportes. No aplica a extranjeros que residen en Colombia. Los soportes exigidos han cambiado con el tiempo: confírmalos con tu contador.
Dónde ayuda la IAConsulta la disponibilidad, arma la cotización con tus tarifas publicadas y pide los datos que tu equipo necesita para facturar.
Lo decide una personaAplicar o no la exención de IVA según los soportes del huésped, y cualquier precio distinto al publicado.
El anticipo convierte una conversación en reserva. El orden importa:
En las ventas a distancia, cuando el servicio no ha comenzado a ejecutarse antes de cinco días, la Ley 1480 de 2011 (art. 47) entiende pactado el derecho de retracto: el consumidor tiene cinco días hábiles desde que celebra el contrato para echarse atrás. Si se retracta de una compra por comercio electrónico, la Ley 2439 de 2024 (se abre en otra pestaña) fija un máximo de 15 días calendario para devolverle el dinero. Por eso un «anticipo no reembolsable» en una reserva hecha con semanas de anticipación es zona gris. No encontramos un concepto de la SIC específico para reservas hoteleras directas: revisa tu política con un abogado.
Además, si el huésped pagó en línea (por internet o PSE) con tarjeta de crédito, débito u otro instrumento de pago electrónico, puede pedir la reversión del pago si hubo fraude, si no solicitó la operación, si no recibió el servicio o si no corresponde a lo que pidió (Ley 1480, art. 51; Decreto 587 de 2016). Una política clara, aceptada y con constancia los protege a ti y al huésped.
En enero de 2026, ante cancelaciones de reservas en Medellín durante una temporada de conciertos, la SIC advirtió a los alojamientos, incluidas las viviendas turísticas, que no pueden cancelar reservas confirmadas para revenderlas más caras. Anunció investigaciones de oficio y multas que pueden llegar a 2.000 salarios mínimos mensuales, y recordó que el turista afectado puede elegir entre un servicio equivalente o el reembolso (El Espectador (se abre en otra pestaña); Blu Radio (se abre en otra pestaña)).
Dónde ayuda la IAEnvía la política, registra la aceptación, manda el resumen con el link de pago y avisa a recepción cuando el pago se confirma.
Lo decide una personaReembolsos, cambios de fecha fuera de la política, excepciones y cualquier cancelación por parte del hotel.
El pre check-in adelanta la captura de datos antes de la llegada. No reemplaza la TRA ni el SIRE: te ayuda a completarlos más rápido y con menos errores de digitación.
Dónde ayuda la IAEnvía el enlace, le recuerda a quien no lo ha llenado, revisa que los datos estén completos y los deja listos para la TRA y el SIRE.
Lo decide una personaRevisa y envía la TRA y el reporte SIRE, y resuelve los casos dudosos: documentos vencidos, menores de edad, datos que no coinciden.
El huésped que vuelve es la reserva directa más fácil. Para eso, cada huésped necesita una ficha que recuerde lo importante: idioma, canal por el que llegó, fechas de sus estadías, preferencias y ocasiones, como un aniversario o un viaje de trabajo.
Con esa ficha, la invitación a volver deja de ser genérica: «Hace un año celebraste tu aniversario con nosotros. Si quieres repetir, tenemos la misma cabaña libre ese fin de semana». Y solo se envía a quien autorizó recibir promociones, en los horarios de la Ley 2300.
Durante la estadía también se vende: salida tarde, una cena, un tour, una noche extra. La IA puede proponerlas en el momento justo, pero comprometen inventario y dinero, así que las aprueba recepción.
Si la oferta sale por iniciativa tuya y no como respuesta a algo que preguntó el huésped, trátala como publicidad: con su permiso y en los horarios de la Ley 2300.
La ocupación sola no dice si el negocio va bien. Mira también cuánto cobras de verdad y cuánto te queda por canal. Ocupación, ADR y RevPAR se calculan con las fórmulas de uso común en la industria hotelera.
| Métrica | Fórmula | Para qué sirve | Cada cuánto |
|---|---|---|---|
| Ocupación | Habitaciones ocupadas ÷ habitaciones disponibles × 100 | Ver la demanda | Semanal y mensual |
| ADR (tarifa promedio) | Ingresos por habitaciones ÷ habitaciones vendidas | Saber el precio que de verdad cobras | Mensual |
| RevPAR | Ingresos por habitaciones ÷ habitaciones disponibles (ocupación × ADR) | Ver precio y ocupación juntos | Mensual |
| Mezcla de canales | Reservas (o ingresos) de cada canal ÷ total | Medir cuánto dependes de las OTA | Mensual |
| Ingreso neto por canal | Ingreso − comisión − costos de pasarela y mensajería | Saber qué canal te deja más | Mensual |
| Tiempo de primera respuesta | Mediana de minutos entre el primer mensaje y la respuesta | Medir la velocidad comercial | Semanal |
| Conversión del chat | Reservas pagadas ÷ conversaciones con intención de reservar | Ver si el asistente o el equipo cierra | Semanal |
| Huéspedes que repiten | Huéspedes con más de una estadía ÷ total de huéspedes | Ver el efecto de la memoria del huésped | Trimestral |
| Ingreso por ofertas en la estadía | Ingresos extra ÷ habitaciones ocupadas | Medir el valor de las ofertas aprobadas | Mensual |
Como referencia, el DANE publica cada mes la ocupación hotelera nacional en su Encuesta Mensual de Alojamiento. Las cifras de los gremios no siempre coinciden con las del DANE: si te comparas, anota la fuente y el mes de cada cifra, y compárate sobre todo contigo mismo, mes a mes.
Márcala aquí mientras la revisas con tu equipo:
Sí. El Registro Nacional de Turismo es obligatorio para los prestadores de alojamiento turístico en Colombia, incluidas las viviendas turísticas, sin importar el canal por el que vendas. Se actualiza cada año a más tardar el 31 de marzo.
La Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA) reemplazó a la Tarjeta de Registro Hotelero: con ella registras a todos tus huéspedes ante MinCIT, y sirve como prueba del contrato de hospedaje. El SIRE es el reporte a Migración Colombia de los huéspedes extranjeros que alojas. Son obligaciones distintas, y un buen pre check-in te ayuda a completar las dos más rápido.
Puedes cobrar un anticipo con una política de cancelación clara y aceptada antes del pago. Pero en las ventas a distancia, la Ley 1480 de 2011 da cinco días hábiles de retracto cuando el servicio no ha comenzado a ejecutarse antes de cinco días, así que revisa tu política con un abogado. Lo que nunca debes hacer es cancelar una reserva confirmada para revenderla más cara: la SIC advirtió que puede investigar y multar esa práctica.
Solo si autorizaron recibir publicidad de tu negocio. Además, debes respetar los horarios de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos) y consultar el Registro de Números Excluidos de la CRC. Si pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del cliente, la plataforma de WhatsApp Business solo te deja enviar plantillas aprobadas.
Depende de la plataforma y de tu contrato: cada OTA fija su comisión y sus condiciones, y la tarifa exacta que pagas está en el contrato que firmaste con cada una. Para comparar canales, mira el ingreso neto después de la comisión, no solo el número de reservas.
Los servicios hoteleros que se prestan a residentes en el exterior están exentos de IVA si el hotel está inscrito en el RNT, también cuando el huésped paga directo al hotel. El huésped acredita que no es residente con su pasaporte y sus documentos migratorios, y el hotel conserva los soportes. No aplica a extranjeros que residen en Colombia. Confirma los soportes exigidos con tu contador.
Solo dentro de las reglas que tu equipo definió y aprobó. Si está conectado a tu PMS o a tu gestor de canales, puede consultar la disponibilidad, cotizar con tus tarifas publicadas, enviar tu política de cancelación y el link de pago, y enviar la confirmación cuando el pago entra. Descuentos, cortesías, reembolsos y cualquier excepción los decide una persona de tu equipo.
En Elio diseñamos y construimos el sistema de tu hotel a la medida: un asistente de WhatsApp que responde en el idioma del viajero con tu disponibilidad y tus tarifas, el anticipo con link de pago, el pre check-in, la memoria del huésped y las ofertas durante la estadía con aprobación de recepción. Puedes probarlo en la demo interactiva de nuestra solución para hoteles. La IA prepara y propone; las decisiones sobre dinero, reembolsos y excepciones las toma tu equipo.
Fuentes (todas consultadas el 15 de octubre de 2026): MinCIT, proyecto de decreto del RNT (2026) (se abre en otra pestaña), implementación de la TRA (se abre en otra pestaña) y visitantes no residentes en 2024 (se abre en otra pestaña); Función Pública, Decreto 1836 de 2021 (se abre en otra pestaña), Ley 1581 de 2012 (se abre en otra pestaña) y Ley 2300 de 2023 (se abre en otra pestaña); Alcaldía de Bogotá, plazo de actualización del RNT (se abre en otra pestaña); Rama Judicial, Circular Externa 003 de 2023 de la SIC (se abre en otra pestaña) y Ley 2439 de 2024 (se abre en otra pestaña); Migración Colombia, ABC del SIRE (se abre en otra pestaña); Secretaría de Salud de Bogotá, Decreto 090 de 2018 (se abre en otra pestaña); DIAN, Oficio 3522 de 2025 (se abre en otra pestaña); Meta, permiso (opt-in) (se abre en otra pestaña), envío de mensajes (se abre en otra pestaña), precios (se abre en otra pestaña) y precios de mensajes que no son plantilla (se abre en otra pestaña); WhatsApp, política de mensajería (se abre en otra pestaña); Google, enlaces de reserva gratuitos (se abre en otra pestaña) y tarifas y disponibilidad desde el Perfil de Negocio (se abre en otra pestaña); Harvard Business Review, The Short Life of Online Sales Leads (se abre en otra pestaña) (2011); Brigard Urrutia, boletín sobre la TRA (se abre en otra pestaña) (noviembre de 2022); El Espectador, advertencia de la SIC a alojamientos turísticos (se abre en otra pestaña) (enero de 2026); Blu Radio, la SIC advierte sanciones por cancelar reservas en Medellín (se abre en otra pestaña) (enero de 2026).
Los artículos del blog son informativos y no constituyen asesoría legal, tributaria ni contable. Antes de aplicar una política de cancelación, una exención de IVA o un tratamiento de datos, revísalo con tu abogado o tu contador.
Cuéntale a nuestro agente por WhatsApp cuántas habitaciones o unidades tienes, por dónde te llegan las reservas y qué sistema usas hoy. Te hace las preguntas que faltan y una persona del equipo te envía una propuesta a la medida de tu operación.
Cómo medir las citas perdidas, qué decir en el recordatorio por WhatsApp, cómo llenar cancelaciones con una lista de espera y qué pide la ley si cobras anticipo.
La carta, los datos que no pueden faltar, los pagos, la cocina, los domicilios y lo que cobra Meta, con una lista de chequeo para tu equipo.
Las preguntas que puede resolver sin ayuda, lo que necesita para no inventar, las reglas para pasar a una persona y lo que permite Meta en 2026.